В FineReader PDF выберите задачу преобразования в Microsoft Excel, откройте PDF и сохраните результат как XLSX. Для скана программа сначала распознаёт символы: фотография таблицы становится редактируемыми ячейками. После этого обязательно сверьте числа с оригиналом — похожие символы могут распознаться неверно.

Инструкция относится к FineReader PDF 16 для Windows. Спецификация ABBYY указывает Windows 10/11, 64 бита. Для постоянной работы нужна лицензия; пробный режим ограничивает срок и сохранение страниц. Если программа уже доступна, начните с одного небольшого файла. Для PDF с текстовым слоем есть другой маршрут: импорт таблицы через Power Query.

Подготовьте PDF и язык распознавания

Проверьте, что таблица видна целиком: не обрезаны крайние столбцы, заголовки и итоговая строка. Для скана особенно важны читаемые цифры и ровные строки. Программа не восстановит число, которое невозможно разобрать на самом изображении.

Вымышленный учебный пример — ведомость материалов с двумя строками: бумага стоит 1 250,50 ₽, картридж — 3 499,50 ₽, итог — 4 750,00 ₽. Сохраните эти три значения отдельно для проверки. Здесь важны пробелы в разрядах, десятичная запятая и ноль после неё: потерянная или неверно распознанная цифра может изменить сумму.

Выберите языки, которые действительно присутствуют в документе. Для русской ведомости с английскими названиями товаров нужны оба языка; произвольный большой перечень языков не помогает определить, что написано в конкретной ячейке.

Преобразуйте файл в XLSX

Порядок описан в справке быстрого преобразования ABBYY:

  1. Откройте FineReader PDF и выберите Преобразовать в Microsoft Excel — Convert to Microsoft Excel.
  2. Выберите PDF или изображение таблицы и откройте его.
  3. В настройках выберите языки распознавания и решите, нужно ли сохранить оформление.
  4. Решите, нужны ли изображения и отдельный лист для каждой страницы. Один лист на страницу удобен для самостоятельных ведомостей; разделённая на страницы таблица потребует последующего объединения.
  5. Нажмите Преобразовать в Excel, задайте имя и папку, выберите XLSX.

В параметрах XLS(X) есть сохранение только таблиц и преобразование числовых значений в числа. Первое подходит, когда поясняющий текст над таблицей не нужен. Второе помогает считать суммы в Excel; после экспорта всё равно проверьте тип ячеек.

Если таблица распозналась неверно

Откройте файл через задачу OCR Editor. В редакторе распознавания можно уточнить области на изображении и исправить текст перед сохранением. Затем нажмите стрелку рядом с сохранением и выберите Save as Microsoft Excel Workbook — сохранение книги Excel. Этот маршрут полезен, если программа объединила два столбца или приняла часть таблицы за обычный текст.

В полученной книге сравните число строк и столбцов, заголовки и три контрольных значения. Для учебной ведомости сумма двух строк должна дать 4 750,00 ₽. Если Excel не складывает значения, проверьте, не сохранены ли они текстом. Если сумма неверна, сначала найдите ошибку распознавания, затем исправляйте книгу.

Из скана переносятся значения и структура таблицы. Исходные формулы на бумаге не видны, поэтому восстановление рабочего расчёта требует отдельной проверки. Для выбора другого способа посмотрите программы для PDF и Excel.

Когда такие ведомости приходят регулярно, полезно отработать весь порядок: получение файла, распознавание, контроль и дальнейший расчёт. В «Первопроходцах» практика строится вокруг собственных задач — можно продолжить с повторяющейся работой с документами.