Начните с вопроса: вы ищете изменённую сумму, переставленные строки или исправленную формулу? Для небольшого листа удобно открыть две версии рядом. Для чисел в одинаковых строках подойдёт формула сравнения, а для разбора целых книг у Microsoft есть отдельный Spreadsheet Compare с ограничением по редакции Office.

Ниже — способы для настольного Excel в Windows. Они отвечают на разные вопросы: одинаковая сумма ещё не доказывает одинаковую формулу, а разные номера строк могут относиться к одному и тому же товару.

Сначала сопоставьте строки

Представим вымышленную смету: в старой версии «Аренда» стоит в строке 2, в новой — в строке 3, потому что выше добавили «Доставку». Сравнение ячеек B2 двух листов сопоставит разные расходы. Полученное различие будет настоящим, но вывод о смене цены аренды — неверным.

Перед выбором способа проверьте названия столбцов, период, единицы и порядок записей. Для перечня товаров ориентируйтесь на устойчивый артикул, а для сметы — на однозначное название статьи. Если порядок отличается, сначала сопоставьте записи; простая формула по координатам эту задачу не решает.

Посмотрите два листа рядом

Откройте обе книги, затем выберите Вид → Рядом и нужные листы. Для одновременного движения по строкам включите Синхронная прокрутка. Если оба листа находятся в одной книге, сначала выберите Вид → Новое окно, а затем расположите окна рядом и откройте в каждом свой лист.

Такой порядок даёт официальная справка Excel. Это способ просмотра: Excel не выделяет автоматически каждое различие. Для небольшой сметы выпишите найденные изменения в отдельный список с названием строки и старым/новым значением.

Сравните непустые числовые ячейки формулой

Этот вариант подходит для одинаковой структуры и порядка строк. Создайте отдельную рабочую книгу с двумя листами Было и Стало, поместите версии в одинаковые позиции. Для сравнения суммы в B2 добавьте третий лист и в его B2 вставьте:

=ЕСЛИ(Было!B2=Стало!B2;"Совпадает";"Изменено")

В англоязычном Excel функция называется IF; разделитель аргументов зависит от региональных настроек. Microsoft описывает ЕСЛИ: функция выбирает ответ по истинности условия. Здесь условие — равенство двух значений.

В учебной смете в B2 листа «Было» стоит число 10 000, в B2 листа «Стало» — 12 000. Ожидаемый ответ формулы — «Изменено». Для двух чисел 6 000 — «Совпадает». Это разбор собственного вымышленного примера, не наше испытание интерфейса Excel.

Протяните формулу вниз за маркер в правом нижнем углу ячейки; адрес B2 станет B3, B4 и так далее. Проверьте начало и конец диапазона. Если суммы находятся в другом столбце, замените B в обеих ссылках.

Для этого простого способа сравниваем непустые числовые значения. Он не проверяет оформление, текст формул, комментарии или добавленные листы. Пустые ячейки и числа, записанные текстом, разберите отдельно. Например, два разных расчёта могут дать 10 000 и получить ответ «Совпадает»: формула проверяет только результат ячейки.

Сравните книги через Spreadsheet Compare

По действующей справке Microsoft, Spreadsheet Compare доступен в Microsoft 365 Apps for enterprise. Обычная подписка или установленный Excel не гарантируют наличия этой программы.

Если компонент у вас есть, откройте его через поиск Windows, нажмите Home → Compare Files, укажите старую книгу в поле Compare, новую — в To, затем подтвердите сравнение. Отметьте нужные категории: введённые значения, формулы, оформление. Основные действия в Spreadsheet Compare описывают этот маршрут и работу с результатом.

Затем разберите найденные отличия по смыслу. Цветная отметка показывает изменение, но не объясняет, почему поменяли формулу или какая версия согласована. Передайте коллеге файл с выводом и список открытых вопросов.

Если исходные данные пришли из PDF, сначала проверьте перенос таблицы в Excel: потерянная строка не должна выглядеть как правка автора. Для регулярной сверки сохраните критерии в карте работы с документами. В клубе «Первопроходцы» участники учатся разбирать собственные задачи и проверять ответы ИИ; посмотрите формат практики, если хотите продолжить с сообществом.